Construit à Louvain-la-Neuve pour les propriétaires de kots

Vos kots se gèrent tout seuls.

Candidatures, bail étudiant, état des lieux, loyers, questions des étudiants : tout est automatisé, vous validez.

Réserver une démo de 20 minutes Rejoindre la liste d'attente

L'étudiant n'installe rien Vous validez, l'IA exécute Données en Europe

Résidence Les Bruyères

12 chambres · Louvain-la-Neuve

Tout est en ordre

Kot 01
Loyer reçu le 28/08
Occupé
Kot 13
Bienvenue envoyé
Clés
Kot 14
EDL à planifier
Garantie
Kot 22
Départ le 31/01 · annonce publiée
Préavis
Kot 23
2 candidatures
Candidature
Studio 31
3 visites réservées
Libre

4 messages traités automatiquement aujourd'hui, 1 brouillon à valider.

Les soirées de juin et de septembre

Visites, signatures, garanties, états des lieux, clés : tout tombe en six semaines, pour vingt étudiants, chaque année.

Les trente mêmes questions par WhatsApp

Le wifi, les jetons de buanderie, le tri, les invités. Vous avez déjà répondu. Vous répondrez encore demain.

L'état des lieux et l'indexation

Des photos dispersées, un décompte contesté, une formule d'indexation qui change selon la région et le PEB.

Comment ça marche

Trois étapes, puis l'année se déroule.

1
Importez votre Excel
Vos chambres, loyers et locataires apparaissent en dix minutes. Pas de saisie fastidieuse.
2
L'IA construit votre immeuble
Règlement, anciens mails, procédures : elle en fait une base de connaissance par immeuble, que vous relisez.
3
La rentrée se déroule seule
Chaque chambre avance étape par étape. Les messages partent, les documents se signent, vous validez.

Le cycle annuel

Chaque chambre avance d'étape en étape. Chaque étape envoie ce qu'il faut.

Mise en location

Libre
Chambre disponible, à publier ou à relouer.
Visite planifiée
Des créneaux de visite sont réservés.
Candidature reçue
Une ou plusieurs candidatures attendent une décision.

Entrée

Bail signé
Le bail est signé, la garantie est attendue.
Garantie reçue
Garantie constituée, état des lieux d'entrée à planifier.
État des lieux d'entrée fait
État des lieux d'entrée signé, clés à remettre.
Clés remises
L'étudiant a ses clés, message de bienvenue envoyé.

Occupation

Occupé
Location en cours.

Sortie

Préavis
Préavis reçu, sortie planifiée, remise en location lancée.
État des lieux de sortie fait
Sortie constatée, décompte à préparer.
Décompte
Décompte final envoyé, garantie à libérer.
Garantie libérée
Cycle terminé, la chambre redevient libre.

Vous faites trois choses : accepter une candidature, valider un état des lieux, relire les rares réponses que l'IA n'ose pas envoyer seule.

Fonctionnalités

Tout ce qu'un immeuble de kots demande, dans un seul outil.

Candidatures et visites

Page publique par chambre, créneaux auto-réservables, dossier étudiant et garant, liste d'attente.

Bail étudiant conforme

Généré selon le décret régional, signé électroniquement par l'étudiant et le garant, rappel d'enregistrement.

Garantie locative

Instructions automatiques, compte bloqué ou e-DEPO, libération avec décompte validé.

État des lieux

Pièce par pièce sur mobile, photos horodatées, comparaison entrée/sortie proposée par l'IA.

Loyers et indexation

Échéancier, rappels progressifs, mise en demeure à valider, indexation selon la formule légale.

Boîte de réception unifiée

Email, WhatsApp, portail : un seul fil par étudiant, avec brouillons IA et niveaux de confiance.

Assistant IA

Répond aux étudiants dans leur langue à partir de vos règles. Escalade dès qu'il s'agit d'argent ou de contrat.

Incidents et maintenance

Ticket créé depuis un simple message, prestataire assigné, historique par chambre.

FAQ par immeuble

Un QR code dans le hall, et les réponses aux questions pratiques sont accessibles à tous, sans compte.

Côté étudiant

L'étudiant n'installe rien.

Pas d'application, pas de mot de passe. L'étudiant répond à un email ou envoie un WhatsApp, comme il le fait déjà. L'assistant répond en quelques secondes à partir de vos règles, dans sa langue, et signe de votre nom. Vous voyez tout dans un seul fil.

Réponse automatique uniquement si l'information est écrite dans votre base.
Brouillon à valider dès que la réponse est déduite.
Escalade immédiate pour l'argent, le contrat, les urgences.

Résidence Les Bruyères

en ligne

Salut, où est-ce qu'on achète les jetons pour la buanderie ? Et c'est combien ?

18:42

Bonjour Léa ! Les jetons sont à 3 € pièce. Tu les trouves dans la boîte à jetons de la cuisine du rez (monnaie exacte) ou directement auprès de moi. Deux machines et un séchoir au sous-sol, créneau de 3 h maximum.
Anne Vandenbroucke

18:42

Top merci ! Et pour les invités, il y a une règle ?

18:43

Oui : les invités sont bienvenus jusqu'à 3 nuits consécutives, sans occupant permanent supplémentaire. Tu es responsable de leur comportement dans les communs.
Anne Vandenbroucke

18:43

Côté propriétaire : 2 réponses envoyées automatiquement · confiance AUTO · source : base de connaissance « Buanderie », « Invités et visiteurs ».

Tarif

Un prix par chambre. Rien d'autre.

3 €par chambre et par mois

Minimum 25 € par mois. Sans engagement.

Signature électronique et aide à l'enregistrement inclus
Messages, IA et boîte de réception illimités
Étudiants et garants illimités, sans compte
Données hébergées en Europe, export à tout moment

Exemple : 20 kots, 60 € par mois, 720 € par an.

Offre de lancement

Gratuit jusqu'à la rentrée 2027

Pour les dix premiers immeubles à Louvain-la-Neuve. Vous testez toute une saison de visites, de signatures et d'états des lieux. Vous nous dites ce qui manque. Le produit se construit avec vous.

Réserver une démo

Questions fréquentes

Ce que les propriétaires nous demandent.

Oui. Le bail suit le décret wallon du 15 mars 2018, l'ordonnance bruxelloise du 27 juillet 2017 ou le décret flamand du 9 novembre 2018 selon la région de l'immeuble, avec les mentions obligatoires, les annexes et les règles de résiliation propres au bail étudiant. Vous relisez et signez chaque bail avant envoi.

Note du fondateur

Kotly est construit à Louvain-la-Neuve, avec les propriétaires d'ici. Chaque fonctionnalité vient d'une soirée de septembre passée à courir entre deux états des lieux, ou d'un dimanche à répondre aux mêmes questions sur le tri des poubelles. Nous ne voulons pas d'un logiciel de plus. Nous voulons que la rentrée redevienne une formalité.

L'équipe Kotly, Louvain-la-Neuve

Liste d'attente

Rejoignez les premiers immeubles.

Laissez votre email et le nombre de kots. Nous vous contactons avant la saison des visites, et nous vous proposons une démo de 20 minutes si vous le souhaitez.